Parfois, le flex office est un tue-l'amour de l'agilité

La communication informelle joue un rôle important dans la collaboration en entreprise, et les interactions spontanées entre les membres d'une équipe (ou non) peuvent souvent être à l'origine de nouvelles idées et d'innovations. Or le télétravail et le flex office réduisent notoirement ces interactions car, nos équipiers ne se trouvant pas dans le même espace physique ou sur le chemin de nos routines naturelles, on s'aperçoit que la communication écrite prend progressivement le pas sur les échanges oraux. Il s'agit d'un angle crucial, et (pas vraiment) caché, de l'organisation du travail.

A la recherche de la convivialité

Bien sûr, on nous dira qu'il est possible de maintenir une communication informelle même à distance. Avec les outils de communication modernes, tels que les applications de messagerie instantanée, les réseaux sociaux d'entreprise, les forums de discussion en ligne, qui peuvent être utilisés pour faciliter les interactions informelles et, soi-disant, encourager une nouvelle forme de collaboration entre les membres de l'équipe. Des rencontres informelles peuvent également être planifiées à l'avance, en organisant des réunions virtuelles récurrentes ou même des sessions de brainstorming en ligne. Mais, franchement… qui a envie de bloquer son agenda pour un point sans ordre du jour ? En plus avec des gens que l'on ne connaîtrait même pas, en dehors des échanges liés au travail ? Mais… Où est passé l'épanouissement par le travail ? Et surtout, qui a tué la convivialité ?!

En ce sens, à mon avis, la pratique du flex office et du télétravail peuvent affecter la mise en œuvre des méthodes agiles. Notamment dans le secteur du développement informatique, où toutes les parties prenantes ne sont pas spécialement réputées pour leur aisance sociale… Alors faisons le point.

La communication est un élément clé des méthodes agiles, et elle est forcément plus difficile à maintenir lorsque les équipes travaillent à distance. Les problèmes de communication entraînent des retards dans les itérations, parce qu'ils causent des difficultés à maintenir une compréhension commune du projet (la fameuse vision). Cependant, avec les outils de communication modernes (comme les applications de messagerie instantanée et les vidéoconférences), il devrait être possible de maintenir une communication régulière et efficace, même à distance.

En quête de sérénité

Les méthodes agiles sont conçues pour s'adapter aux changements, n'est-ce pas ? Et lorsque les équipes se trouvent régulièrement dans le même espace physique, il est plus facile de se coordonner, pour résoudre rapidement les problèmes qui surviennent. Or la pratique du flex office n'améliore pas la disponibilité des membres de l'équipe, au contraire ! Comment diable vais-je trouver mon collègue, auprès de qui j'ai besoin de vérifier un point important dans les cinq minutes ? D'ailleurs, ça tombe mal… Car je suis en dehors des horaires de travail communs, un arrangement qui demande déjà de gros efforts pour être géré efficacement - et pas seulement du point de vue logistique. Mais au-delà, on commence à s'apercevoir que la concentration des personnes est mise à rude épreuve, lorsqu'elles doivent surveiller des canaux de communication multiples ou supporter les notifications incessantes sur des sujets parfois d'ordre général.

En fin de compte, ces difficultés nous révèlent que la réussite des méthodes agiles dépend davantage de la culture et de l'attitude des membres de l'équipe que de l'environnement de travail. Avec une communication claire, une bonne collaboration et des pratiques de travail claires, les méthodes agiles sont efficaces (enfin, qui voudraient revenir au cycle en V, voyons ?!). Mais c'est quand même plus simple lorsque l'équipe travaille dans un bureau traditionnel… Le flex office, et la généralisation du travail à distance, à mon avis c'est un risque.

Travailler sur la culture et la bienveillance

Pour s'en sortir, un recours massif à la culture est la seule parade qui vaille. D'abord, on doit s'assurer de la bienveillance de chacun. C'est-à-dire qu'en valorisant les qualités des autres, l'on sache aussi tenir compte de leurs contraintes. Comme par exemple des conditions de vie particulières (famille, logement) ou des activités personnelles (oui, tel collègue joue du jazz tous les mardis soirs… il lira et répondra demain à la question que vous allez lui envoyer à 18h).

Ensuite, on se forcera à accentuer la contextualisation de tous les meetings. Pour ce faire, on peut rencontrer préalablement les nouveaux venus en tête-à-tête, afin de leur expliquer les enjeux et où en sont les discussions. Et enfin, on privilégiera l'organisation de rencontres IRL à chaque fois que ce sera possible : réservez des salles de réunion, prenez le temps d'un repas en commun ou d'un happy hour.

La base de la vie en société, quoi !